Giám Sát Kho Và Giao Hàng Miền Nam

 I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

• Chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thủ kho tại kho nội bộ; đồng thời thay mặt Trưởng phòng Kho vận kiểm soát toàn bộ hoạt động kho, tồn kho, giao hàng và dịch vụ logistics thuê ngoài tại khu vực miền Nam.

• Bảo đảm hàng hóa được quản lý chính xác, an toàn; đơn hàng được giao đầy đủ, đúng hạn, đúng địa chỉ và với chi phí hợp lý.

II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• 1. Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thủ kho

• Trực tiếp tiếp nhận, kiểm đếm và thực hiện nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa tại kho nội bộ.

• Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với phiếu nhập, phiếu xuất, lệnh điều chuyển và dữ liệu trên hệ thống; chịu trách nhiệm về tính chính xác của tồn kho.

• Sắp xếp, bảo quản hàng hóa khoa học, an toàn, dễ nhận diện và thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê.

• Quản lý hàng hóa theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng và nguyên tắc FIFO/FEFO.

• Quản lý, lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập, xuất, điều chuyển, bàn giao và kiểm kê kho.

• Theo dõi nhu cầu sử dụng, đặt in và kiểm soát việc dán tem, nhãn, bảo đảm hàng hóa đầy đủ tem nhãn trước khi xuất kho.

• Thực hiện kiểm kê định kỳ tối thiểu 01 lần/tháng và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; đối chiếu với hệ thống và Kế toán.

• Xác định nguyên nhân, lập biên bản và đề xuất xử lý đối với chênh lệch tồn kho.

• Theo dõi, phân loại và báo cáo hàng cận date, hư hỏng, móp méo, hàng trả lại hoặc không đủ điều kiện xuất bán; đề xuất và theo dõi phương án xử lý.

• Duy trì vệ sinh, an ninh, an toàn hàng hóa và tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy tại kho.

• 2. Quản lý và điều phối giao hàng

• Tiếp nhận kế hoạch giao hàng, kiểm tra điều kiện xuất hàng và tổ chức giao hàng theo yêu cầu.

• Trực tiếp phân công, hướng dẫn, đôn đốc và giám sát công việc của nhân viên giao hàng miền Nam.

• Lựa chọn phương án giao hàng phù hợp bằng nhân viên nội bộ, đối tác vận tải hoặc chành xe theo quy định của Công ty.

• Theo dõi trạng thái đơn hàng từ khi xuất kho đến khi giao thành công; bảo đảm giao đúng hàng, đủ số lượng, đúng địa chỉ, đúng thời gian và đầy đủ chứng từ.

• Chủ động phối hợp xử lý các trường hợp giao trễ, giao thiếu, giao sai, khách hàng không nhận hoặc giao hàng không thành công.

• Kiểm soát việc thu hồi POD, hóa đơn, biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan.

• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính chính xác, hợp lý của chi phí vận chuyển, chành xe trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

• Theo dõi và phối hợp xử lý các sự cố mất mát, hư hỏng, thất lạc hàng hóa hoặc phát sinh trách nhiệm bồi thường.

• 3. Kiểm soát kho và dịch vụ logistics thuê ngoài

• Là đầu mối làm việc trực tiếp với các kho thuê ngoài, đơn vị vận chuyển và chành xe tại khu vực miền Nam.

• Theo dõi hằng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và xử lý đơn hàng tại các kho đối tác.

• Đối chiếu số liệu giữa báo cáo của đối tác, dữ liệu trên hệ thống của Công ty và tồn kho thực tế.

• Kiểm soát chất lượng dịch vụ theo thỏa thuận và tiêu chuẩn vận hành, bao gồm thời gian xử lý, độ chính xác, tình trạng hàng hóa và chứng từ.

• Thực hiện kiểm tra thực tế kho đối tác định kỳ tối thiểu 01 lần/tháng hoặc đột xuất khi cần thiết.

• Kiểm tra và xác nhận sản lượng dịch vụ, chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và các khoản phát sinh của đối tác.

• Lập biên bản, xác định trách nhiệm và theo dõi việc khắc phục khi phát hiện sai lệch hoặc vi phạm chất lượng dịch vụ.

• Định kỳ đánh giá chất lượng kho thuê ngoài, đơn vị vận chuyển và chành xe; tìm kiếm, đánh giá và đề xuất đối tác thay thế hoặc bổ sung khi cần.

• Báo cáo ngay cho Trưởng phòng Kho vận các sự cố có nguy cơ ảnh hưởng đến hàng hóa, khách hàng, chi phí hoặc tiến độ giao hàng.

• 4. Phối hợp nội bộ và báo cáo

• Phối hợp với các bộ phận Kinh doanh, Kế toán, Mua hàng, CSKH, Bảo hành và các đơn vị liên quan để xử lý công việc kho vận miền Nam.

• Báo cáo hằng ngày về tình hình xuất hàng, giao hàng, đơn trễ, đơn phát sinh và các vấn đề cần xử lý.

• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng về tồn kho, chất lượng giao hàng, chi phí vận chuyển, hoạt động của đối tác và các rủi ro vận hành.

• Phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng Kho vận.

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Logistics, Chuỗi cung ứng, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan.

• Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho, thủ kho hoặc điều phối giao hàng.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại doanh nghiệp bán buôn, bán lẻ, phân phối hoặc đã làm việc với kho và đơn vị logistics thuê ngoài.

• Có kinh nghiệm thực tế về nhập, xuất, kiểm kê, đối chiếu tồn kho, quản lý chứng từ và xử lý chênh lệch hàng hóa.

• Có khả năng trực tiếp thực hiện công việc thủ kho và đồng thời kiểm soát tổng thể hoạt động kho vận miền Nam.

• Sử dụng tốt Excel, Google Sheets và các công cụ báo cáo; ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng ERP, WMS hoặc phần mềm quản lý kho.

• Có khả năng tổ chức công việc độc lập, quản lý nhân viên giao hàng, kiểm soát đối tác thuê ngoài và phối hợp tốt với các phòng ban.

• Có khả năng phân tích số liệu, kiểm soát chi phí và xử lý các vấn đề phát sinh.

• Cẩn thận, trung thực, chủ động, quyết liệt, có tinh thần chịu trách nhiệm và tư duy phục vụ khách hàng.