ADMIN OFFICER – NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

A. VẬN HÀNH VĂN PHÒNG & CƠ SỞ VẬT CHẤT (20%)

- Đảm bảo hoạt động vận hành hằng ngày tại văn phòng Hồ Chí Minh: khu vực làm việc, phòng họp, pantry, khu vực tiếp khách và các khu vực chung.

- Theo dõi và phối hợp xử lý các vấn đề về điện, nước, điều hòa, internet, máy in, thiết bị văn phòng và tiện ích chung.

- Làm đầu mối với Ban Quản lý tòa nhà về thẻ ra vào, đăng ký khách, thi công/sửa chữa, vận chuyển hàng hóa và các thủ tục liên quan.

- Kiểm tra định kỳ cơ sở vật chất; đề xuất sửa chữa, bảo trì hoặc thay thế khi cần.

- Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, vật tư pantry và hàng hóa tiêu hao.

- Tiếp nhận, phân loại và luân chuyển thư từ, bưu phẩm, hồ sơ và hàng hóa.

- Đảm bảo không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp, an toàn và phù hợp hình ảnh Công ty.

B. MUA SẮM, NHÀ CUNG CẤP, TÀI SẢN & THANH TOÁN (20%)

- Tổng hợp nhu cầu mua sắm hàng hóa/dịch vụ hành chính từ các phòng ban tại văn phòng HCM.

- Tìm kiếm nhà cung cấp, lấy báo giá, so sánh phương án và đề xuất lựa chọn theo quy trình.

- Đặt hàng; theo dõi tiến độ giao hàng, số lượng, chất lượng và phối hợp nghiệm thu/bàn giao.

- Quản lý thông tin nhà cung cấp, báo giá, hợp đồng và lịch sử sử dụng dịch vụ; đề xuất tối ưu chi phí.

- Quản lý tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ: cấp phát, bàn giao, điều chuyển, thu hồi và kiểm kê.

- Cập nhật biến động tài sản; theo dõi bảo hành, bảo trì, sửa chữa và thanh lý.

- Chuẩn bị hồ sơ thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng; kiểm tra báo giá, hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ.

- Theo dõi chi phí hành chính, thời hạn thanh toán và hỗ trợ kiểm soát ngân sách.

C. HẬU CẦN CÔNG TÁC, HỌP & SỰ KIỆN (15%)

- Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và dịch vụ công tác theo chính sách Công ty.

- Chuẩn bị phòng họp, thiết bị, nước uống, tài liệu và hậu cần cho các cuộc họp, đào tạo, phỏng vấn và tiếp khách.

- Phối hợp tổ chức sinh nhật, Lễ/Tết, chương trình gắn kết, teambuilding, Year End Party và các hoạt động nội bộ tại HCM.

- Chuẩn bị quà tặng, hoa, thiệp, vật phẩm, trang trí và các hạng mục hậu cần khi được phân công.

- Theo dõi timeline, nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ và chi phí chương trình.

D. HỖ TRỢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG (15%)

- Phối hợp với HR triển khai nhu cầu tuyển dụng tại khu vực Hồ Chí Minh.

- Hỗ trợ soạn/đăng tin tuyển dụng và theo dõi tình trạng tin.

- Tiếp nhận, tổng hợp và hỗ trợ sàng lọc CV theo tiêu chí từng vị trí.

- Liên hệ ứng viên, xác nhận thông tin và sắp xếp lịch phỏng vấn.

- Chuẩn bị phòng họp, hồ sơ và điều kiện cần thiết cho phỏng vấn trực tiếp/online.

- Phối hợp với HR và Hiring Manager cập nhật kết quả phỏng vấn và tình trạng ứng viên.

- Hỗ trợ thu thập hồ sơ ứng viên trúng tuyển và cập nhật database.

- Hỗ trợ các chương trình tuyển dụng, ngày hội việc làm và hoạt động xây dựng nguồn ứng viên.

E. ONBOARDING & OFFBOARDING NHÂN SỰ (15%)

- Tiếp nhận thông tin nhân sự mới và chuẩn bị checklist onboarding tại văn phòng HCM.

- Chuẩn bị vị trí ngồi, laptop/thiết bị, văn phòng phẩm, thẻ ra vào và điều kiện làm việc.

- Phối hợp với IT chuẩn bị email, tài khoản và quyền truy cập theo yêu cầu.

- Đón tiếp nhân sự mới, hướng dẫn thông tin cơ bản về văn phòng và nội quy.

- Hỗ trợ tổ chức Orientation/Onboarding và theo dõi hoàn thành checklist.

- Phối hợp giới thiệu nhân sự mới trên các kênh nội bộ.

- Hỗ trợ theo dõi trải nghiệm nhân sự trong giai đoạn đầu và chuyển phản hồi đến HR/Quản lý.

- Phối hợp thực hiện checklist offboarding, thu hồi tài sản/thẻ ra vào và hoàn tất bàn giao.

F. TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ & EMPLOYEE ENGAGEMENT (15%)

- Phối hợp với HR triển khai truyền thông nội bộ và các hoạt động gắn kết nhân viên tại HCM.

- Soạn thảo và đăng tải nội dung nội bộ: welcome, sinh nhật, Lễ/Tết, hoạt động, vinh danh/khen thưởng và văn hóa doanh nghiệp.

- Hỗ trợ chuẩn bị hình ảnh, poster, thiệp, backdrop, standee và các vật phẩm truyền thông.

- Chụp ảnh, tổng hợp hình ảnh/tư liệu và cập nhật nội dung sau hoạt động.

- Phối hợp tổ chức Employee Engagement và chuẩn bị quà tặng, trang trí, hậu cần theo ngân sách.

- Kết nối hoạt động giữa nhân viên HCM với văn phòng Hà Nội và đội ngũ trên toàn quốc.

- Tiếp nhận, tổng hợp phản hồi về môi trường làm việc và hoạt động nội bộ.

- Đề xuất ý tưởng cải thiện trải nghiệm và mức độ gắn kết nhân viên.

KPI THAM KHẢO

- Đảm bảo vận hành văn phòng ổn định, xử lý/điều phối yêu cầu đúng thời hạn.

- Quản lý, bàn giao, thu hồi và kiểm kê tài sản đầy đủ.

- Đảm bảo yêu cầu mua sắm và hồ sơ thanh toán đúng quy trình, đủ chứng từ.

- Đảm bảo các đầu việc hỗ trợ tuyển dụng đúng timeline và thông tin chính xác.

- 100% nhân sự mới được chuẩn bị đầy đủ điều kiện onboarding theo checklist.

- Hoàn tất các đầu việc offboarding và thu hồi tài sản đúng quy định.

- Triển khai truyền thông nội bộ đúng kế hoạch, thông tin chính xác và hình ảnh chuyên nghiệp.

- Đảm bảo các hoạt động nội bộ/sự kiện đúng timeline, ngân sách và yêu cầu.

- Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu hành chính và dữ liệu HR khoa học, bảo mật và dễ tra cứu

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính, Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

- Có 1–2 năm kinh nghiệm tại vị trí Admin Officer, Nhân viên Hành chính, HR & Admin hoặc tương đương; ưu tiên ứng viên từng làm trong FMCG, phân phối, bán lẻ.

- Có kinh nghiệm về vận hành văn phòng, mua sắm, quản lý tài sản, làm việc với nhà cung cấp và hồ sơ thanh toán.

- Có kinh nghiệm hỗ trợ tuyển dụng, onboarding hoặc truyền thông nội bộ là lợi thế.

- Sử dụng tốt Microsoft Office/Google Workspace, đặc biệt Excel; biết Canva hoặc công cụ thiết kế cơ bản là lợi thế.

- Có khả năng soạn thảo thông báo và nội dung truyền thông nội bộ rõ ràng, chuyên nghiệp.

- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý nhiều đầu việc theo deadline.

- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp nội bộ, thương lượng và làm việc với nhà cung cấp tốt.

- Cẩn thận với số liệu, chứng từ và thông tin nhân sự; có ý thức bảo mật.

- Chủ động, trách nhiệm, trung thực, nhanh nhẹn, linh hoạt và có tinh thần dịch vụ.

- Có khả năng làm việc độc lập tại văn phòng HCM và phối hợp thường xuyên với HR/các phòng ban tại Hà Nội.